実践的なビジネス日本語ーその方法と具体例

ビジネスの究極の目的は、自分や自分の会社に利益をもたらすこと。

正しい日本語を使って、快適なミュニケーションの場を作り出し、ビジネスを成功させる具体的な方法を考えましょう。

ビジネス日本語というと、敬語が必要だとか、日本文化の理解が大切だとかいいますが、いちばん大切なことは、相手の希望は何かを理解する日本語力でしょう。

打ち合わせの中で、「もう少しなんとかなりませんか？」と言われたらどうしますか？ここで「エッ、何の話ですか？」では仕事になりません。値段？　納期？　製品の改良？
相手は何をどうして欲しいといっているのか、正確に見極める日本語力が必要です。

そしてその前に、自分は何を売りたいのか、自社の製品の特徴は何か、正確に伝えられる能力が必要でしょう。日本語がおかしいと、相手に「大丈夫かな？　分かっているのかな？」と不安を与えてしまいます。ビジネスでは高い日本語能力が求められるので、常に語彙や表現力を高める努力を惜しまず、ビジネス用語や略語まで理解できるようにしましょう。

人間はお互いに対等だとはいいながら、ビジネスでは、お客（customer）を尊重し、立てること、つまり相手への敬意と誠意が求められます。もしビジネスに最低限必要な日本語すらマスターしていないとしたら、それでビジネスするのは相手に対して失礼であり、誠意のある態度とはいえません。

ビジネスにおいて丁寧表現の「です/ます」を使うのはもちろんですが、初歩的な間違いが見られます。例をあげると、以下のようなものがあります。

「分かりますです」丁寧語の重複
→「分かります」

「行きます時に連絡します」従属節内の敬語は不要
→「行くときに連絡します」

「我が社のトップ商品でございます」過度の丁寧語の使用
→ 「商品です」

「ご採用いただければ幸いに存じます」書面語の使用
→　「幸いです」

「先生さま、部長さま」肩書きはそのままで尊敬
→　「先生」「部長」

このように、重複や基本的文法の間違いがあるほか、過度な敬意表現をしたり、書面語の敬意表現を会話のなかで使ったりして、かえって違和感をもたれてしまうことさえあるのです。

まずは、学校で勉強する丁寧表現（あまり親しくない人との会話）をきちんとマスターすること。それがビジネス日本語のスタートラインです。大事なことは自分の誠意（politeness）を相手に分かってもらうことです。尊敬語や謙譲語はそれから後のことです。むしろ、いろいろな敬意表現を中途半端に覚えて、すこしずつ慣れてきたころのほうが失敗しやすいので注意しましょう。自信がない時は使わないこと、そしてそれを自分で確認したり、周囲の日本人に質問して指導を受けたりして、次回に備えるようにしましょう。

日本語の敬意表現は複雑で、ここで全部を説明することはできませんが、まずは尊敬語と謙譲語の違いをしっかりマスターして、確実に使えるようにしましょう。以下にその代表的な例を紹介しますので、（A）、（B）、（C）を尊敬語と謙譲語で対比しながら、誰がどういう場面で何を言っているのか、その関係と状況を頭に描いてみてください。

尊敬語は、相手を自分より上位において、相手がする行為や状態について敬意をもって言う表現です。
（A）課長がおっしゃったことは、よく分かりました。（←言う）

（B）お客さまがいらっしゃいました。（←来る）

（C）社長が契約書をご覧になる。（←見る）

謙譲語は、上位の人に対して自分がする行為やものごとについて、自分を下位において言う表現です。
（A）私が社長に申し上げた（お話した）ことは本当です。（←言う）

（B）（私は）これから御社に参ります。（←行く）

（C）我が社で契約書を拝見します。（←見る）

「申し上げる」や「いただく」など、自分や自社のことを謙譲語で表現することに慣れていない人が多く、相手のことについて謙譲語を使うと、相手をおとしめることになり、大変失礼です。このような謙譲語と尊敬語の混同や重複、使いすぎなどに気をつけながら練習しましょう。

とくにメールや文書などの場合は、口頭よりさらに丁重な表現になりますので、ベテランにチェックしてもらい、しっかり勉強しましょう。

実は日本人の間でも、年齢や社会経験などによって、敬語への意識の違いがあります。例えば、「お疲れ様でした」「ご苦労様でした」は誰に対して使うと失礼でないか、など日本人の間でもいろいろ議論がある言葉もあります。

日本語でビジネスをする場合、上にのべたような言葉の問題だけでなく、日本における常識や社会習慣もしっかり勉強して頭に入れておきましょう。

日本の会社は組織を重視しますので、相手となる会社や担当者の事情、特に社の組織や肩書きがどうなっているかを知ると、スムーズなコミュニケーションがはかれることがあります。

そのほか、正確な時間への遵守や名刺交換の仕方、相手の会社と一対一で会うのか複数か、合同で会議する場合の進行の仕方などもチェックしておかないといけません。またその社の誰に権限があるか、意思決定のプロセスを理解しておくことも必要です。というのは日本の会社では、打ち合わせでほぼ合意に達しても、その場で決定せず、いったん自社に持ち帰って正式決定というケースも多いので、気をつけなければいけません。

もう一つ大きな問題は、日本人の言語生活上の意識や考え方からくる日本語特有の表現やフレーズです。これらを知っていないと打ち合わせの時に相手が何をいっているのか理解できず、ビジネスは失敗に終わりかねません。

一般に日本の社会では、ストレートに言わないで丁寧な表現や婉曲な言い方が好まれる傾向があります。

例えば、
・「コピーしてください」ストレートで一方的、命令に近い
・「コピーをお願いします」依頼
・「コピーをお願いできますか？」依頼、可否、疑問
・「コピーをお願いできませんでしょうか？」依頼、可否、丁寧、疑問
このように丁寧さの度合いが違い、下になるほど丁寧な言い方になります。

さらに打ち合わせでは、全体の流れや文脈を理解しているものとして、話されることが多く、うっかりすると、相手が何を言っているのか分からない時もあります。

例えば、こちらからのオファーに対して、
「コンセプトはいいけど……」←じゃ、なにが悪い？

「デザインがちょっと……」←ちょっとどうなのか？

「もう少しなんとかなりませんか？」←何をどうしたらいい？

「値段がちょっと高いかもしれませんね」←かもしれないって？

「……なんだけどなあ……」←どうしてほしいのか？

「社に持ち帰って検討しておきます」←この後どうなるの？

「不満なわけじゃないですけど……」←じゃ、どう思っているの？

などと、どう理解していいか分からないことがあります。
特にクレームや、その逆のお詫び、説明、いいわけなどの場面では、曖昧な表現が頻出します。また、「だいじょうぶです」「けっこうです」「まあまあです」「いいです」などの曖昧な返事が返ってくると、ほんとうにいいのかどうか分からない、ということもあります。

さらに相手方の表情、しぐさ、目線、沈黙なども重要な意味をもっている場合があって、日本人なら大体類推することができても、外国人には分からないということもあるでしょう。

こうした問題は、日本人との交流が増えてきたり、ビジネスに慣れてきたりするにしたがって解消していきますので、いろいろと研究することが大切です。

ビジネスの日本語は場面、状況、相手との人間関係などに応じて、さまざまなパターンがあり、ここで全部を説明することはできませんが、後は皆さん自身で参考書を読んだり、ベテランの日本人営業マンに同行してもらったりして、応対の仕方、態度、言葉使いなどを学びましょう。また、あらかじめ先方が言いそうなことを想定して、その対応を具体的に考え、紙に書いておいて、口頭練習すると実践で大いに役に立つでしょう。

さらに、TCJには社会経験の豊富な日本語教師がいますので、ビジネス日本語と指定してその指導を受けると万全です。