日本語で取引先に送るビジネスメールの書き方（無料テンプレート付き）

日本にはニュアンスや上下関係、敬語が重要な役割を果たす、独自の文化があります。これは日本のビジネスメールにも反映されており、非常に丁寧な文章になる傾向があります。このようなメールを書くのは、最初は敷居が高く感じるかもしれませんが、フォーマットや一般的なパターンを知れば簡単です。

この記事では、日本語で取引先にメールを書く際に必要な要素をご紹介します。また、ご自身のメールに使える無料のテンプレートもご用意しています。

日本語のメールは常にフォーマルで、敬語を使います。以下はその基本的な構成です。職場での敬語については、「仕事で使える敬語」をご参照ください。

1. 挨拶: いつもお世話になっております。これらのフレーズは通常、取引先や社外の相手に対して使われる。
2. 自己紹介: 相手と面識がない場合は、簡単な自己紹介をする。自分の名前と勤めている会社を述べます。例）TCJの田中です。
3. 主なトピック／内容: メールの目的を簡潔に明記しましょう。例）◯◯の件についてです。
4. お礼／クロージング・メッセージ: 相手の時間や配慮に対して感謝の気持ちを伝える。例）ご配慮いただき、ありがとうございます。
5. 署名: メールの最後には、「よろしくお願いいたします」のようなフォーマルな結びをつけ、その後に自分の名前、必要であれば会社名を書く。

日本語の件名は、メールの内容を簡潔に要約する必要があります。以下はその例です。

• …のお願い
• …の件について
• ….に関して
• …のお礼
• …のお詫び

件名 :
本日のお礼

本文:

鈴木様

いつもお世話になっております。
TCJ社の田中です。

本日はお時間いただき、ありがとうございました。
本日疑問点として挙げていただいた
・●●●
・△△
に関しては、社内で確認後改めてご連絡いたします。

引き続き、よろしくお願いいたします。

田中

[English translation]

Hi Suzuki-san,

Thank you for your support.
This is Tanaka from TCJ.

Thank you for your time today.
Regarding xxx and xxx that we discussed today, I will get back to you after confirming internally.

I look forward to working with you.

Best,
Tanaka

件名:
提案の納品遅れに関するお詫び

本文:

鈴木様

いつもお世話になっております。
TCJ社の田中です。

この度は提案の納品に遅れが生じ、大変申し訳ございません。

来週月曜日には手配が完了いたしますので
火曜日までには鈴木様のお手元に到着する見込みとなっております。

改めまして、ご迷惑をおかけしましたこと深くお詫び申し上げます。

田中

[English translation]

Hi Suzuki-san,

Thank you for your support.
This is Tanaka from TCJ.

I apologize for the delay in the delivery of our proposal.

We plan to make the necessary arrangement by next Monday and we will be able to send it to you by Tuesday.

Once again, we deeply apologize for any inconvenience caused.

Best regards,
Tanaka

件名:
打ち合わせの件について

本文 (Honbun; Body):

鈴木様

お世話になっております。
TCJ社の田中です。

次回の打ち合わせを設定させていただければと思います。

下記の日程でのご都合をお伺いできますでしょうか。

7月10日（月）16時ー18時の間で1時間ほど
7月11日（火）15時ー17時の間で1時間ほど
7月13日（木）17時ー19時の間で1時間ほど

上記が難しい場合は、ご都合の良い日程をご指定ください。
よろしくお願いいたします。

田中

[English Translation]

Hi Suzuki san,

Thank you for your support.
This is Tanaka from TCJ.

I would like to set up our next meeting.

Do any of the below dates/times work for you?

July 10 (Mon) between 4 and 6 pm for about an hour
July 11 (Tues) between 3 and 5 pm for about an hour
July 13 (Thurs) between 5 and 7 pm for about an hour

If the above times are difficult, please let us know some times that are convenient for you.

Best regards,
Tanaka

日本でビジネスをする上で、ビジネス文書の作成スキルは欠かせません。メールの構造とエチケットを理解することで、日本のビジネス文化に一歩近づくことができます。

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